O que é uma Auditoria Microsoft? Tudo o que precisa de saber.

• Postado em 27 Setembro 2022
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Microsoft Audit é o maior receio de todas as empresas que compram licenças pré-proprietárias. Isto porque há muitos mitos e rumores por aí, em torno das regras de licenciamento da Microsoft. Neste blog vamos responder a todas as suas perguntas sobre este tópico, explicar o que é uma auditoria, e como se pode preparar para uma Auditoria da Microsoft.  

O que é uma Auditoria da Microsoft?  

Quando há uma Auditoria, a Microsoft quer obter informações sobre as licenças que utiliza e possui. Se houver algo de errado com essa informação, a Microsoft pode, por exemplo, pedir-lhe que lhes pague dinheiro pelas licenças para as quais não tem qualquer prova. Com uma Auditoria, a Microsoft quer ver quantas licenças Microsoft está a utilizar, e a prova da compra dessas licenças, ao lado de outros documentos vitais.   

O que desencadeia uma Auditoria da Microsoft?  

Isto acontece normalmente quando a Microsoft suspeita de um cliente/empresa de utilização ilegal de licenças. A empresa será então solicitada a fazer uma autoauditoria e a comunicar os resultados da mesma à Microsoft. Por vezes, é enviada de forma aleatória, principalmente para empresas de média ou grande dimensão. A Microsoft faz estas auditorias, apenas para verificar se tem alguma prova de todas as licenças que está a utilizar, e se as está a utilizar de uma forma legal. As actividades que podem desencadear uma Auditoria da Microsoft são, por exemplo, o seu histórico de compras e se o seu revendedor disse à Microsoft para o auditar, e há muito mais razões sobre isto. Tem de estar muito bem preparado para estas Auditorias. Estas Auditorias acontecem principalmente a empresas que utilizam software de uso prévio, pelo que poderá ser útil explicar porque é que o software de uso prévio é legal.  

Porque é que as licenças de pré-propriedade são legais?  

Em 2012, o Tribunal de Justiça da União Europeia, declarou que é legal comprar e vender licenças de software em segunda mão. Estas licenças só podem ser compradas e vendidas na União Europeia, caso contrário é ilegal. Software de pre-owned é software que já tenha sido utilizado anteriormente. Existem algumas regras importantes para o software de uso prévio:

• A licença não está a ser utilizada no momento da entrega.
• A licença é perpétua.
• A licença do software utilizado não é de forma alguma incompleta.
• Após a compra, não há outros custos para a utilização da licença.
  
  

Uma das coisas mais importantes em torno do software usado é, que a qualidade da licença, não é pior do que uma nova, o que é o caso, por exemplo, de carros e mobiliário. Desta forma, é muito mais barato comprar as suas licenças de software, já que a qualidade não é pior, e as licenças são muito mais baratas. Nós, da Digi License, vendemos licenças de software pré-adquiridas até 70% mais baratas do que as novas licenças. Se quiser ler mais sobre licenças de software em segunda mão, aconselhamo-lo a ler este texto.  

Como se preparar para uma Auditoria Microsoft:  

Para estar preparado da melhor forma possível para uma Auditoria da Microsoft, pode fazer algumas coisas. Isto é principalmente preparar alguma informação sobre as licenças que possui e utiliza. Tem de saber quantos produtos Microsoft tem instalados. Além disso, é necessário recolher todas as provas de compra. Além disso, há algumas outras coisas que deve definitivamente verificar na preparação para uma Auditoria da Microsoft:  

• Verificar o número de CALs que estão instalados nos servidores. Pode verificar isto no separador 'licenciamento' na consola de Gestão de Servidores.  
• Todas as máquinas virtuais e tanto os servidores físicos como os servidores virtuais devem ser contados.  
• Conte quantas pessoas estão a utilizar e a aceder a bases de dados SQL e outros produtos baseados em servidores, e certifique-se de que anota isto.  
• Todos os computadores de secretária e portáteis, talvez até dispositivos móveis, se estiver a utilizar produtos Microsoft.  
• Coloque toda a informação acima, e talvez até mais informação necessária a que tenha acesso num único documento. Desta forma, terá tudo pronto para quando receber um e-mail da Microsoft com uma Auditoria. 

O que pode acontecer?  

Se receber um e-mail sobre a Auditoria da Microsoft, tem o seu documento pronto, se seguir os passos acima, que pode então enviar à Microsoft. Se acontecer que está a utilizar licenças para as quais não tem qualquer prova, a Microsoft pode pedir-lhe que pague essas licenças, uma vez que as está basicamente a utilizar ilegalmente. Quando fizer tudo certo e legal, der a informação certa à Microsoft e comunicar bem com eles, há uma grande possibilidade de que a Auditoria não terá quaisquer consequências para a sua empresa.