Come modificare un file PDF? Tutto ciò di cui hai bisogno per iniziare

• Inviato il 24 Ottobre 2023
• 0

La modifica dei file PDF può essere una sfida sia per un non esperto di computer che per un esperto IT. Abbiamo spesso lottato con questo in passato, ma ormai lo abbiamo padroneggiato. In questo blog ci piace spiegare come e con quali strumenti puoi modificare al meglio i file PDF. Discuteremo anche di alcuni editor PDF che possono aiutarti a modificare file PDF, come Adobe Acrobat e Ashampoo PDF Pro 3.

Cos'è un file PDF?

Adobe ha inventato il formato file PDF. Il formato è inteso come un file digitale versatile che consente uno scambio e una visualizzazione facili e affidabili dei documenti. Il punto di forza del formato e dei file PDF è la loro capacità di preservare l'integrità del documento originale e mantenere lo stesso layout. Lo scambio di file PDF non modificherà nulla nel file, mentre altri formati di file potrebbero riscontrare questo problema. Ricordi lo scambio di file di parole tra le vecchie versioni di Microsoft Office Word? Ciò spesso comporterebbe cambiamenti nel layout del documento. Sebbene oggi questo problema sia riscontrato meno frequentemente a causa dei miglioramenti tecnici apportati dai vari sviluppatori di software, ci sono ancora motivi per utilizzare i file PDF.

Perché qualcuno dovrebbe voler modificare un file PDF?

Esistono vari motivi per cui qualcuno vorrebbe modificare un file PDF. La modifica di un file PDF può avere diversi motivi, forse vuoi:

• Correggere gli errori in un file PDF
• Aggiungi o aggiorna testo
• Aggiungi, modifica o addirittura elimina immagini in un documento
• Aggiungi, modifica o addirittura elimina il layout o gli elementi di progettazione di un file PDF
• Modifica o aggiorna le proprietà del documento
• Modifica o aggiorna i metadati
• Aggiungi o aggiorna annotazioni, marcature o commenti a un file PDF
• Aggiungi funzionalità di sicurezza come la protezione tramite password e/o la crittografia
• Aggiungi funzionalità interattive come pulsanti, contenuti multimediali o moduli
• Unisci o dividi file PDF
  
  

Tutti i motivi per modificare un file PDF sopra elencati possono essere risolti scegliendo un editor PDF affidabile. Più avanti in questo articolo, approfondiremo un po’ le opzioni disponibili.

Posso modificare un file PDF?

In generale, la risposta a questa domanda sarà: sì, puoi. Ma attenzione: ci sono alcune circostanze in cui avrai bisogno di dettagli aggiuntivi per modificare un file PDF. Alcuni PDF sono protetti dalle funzionalità di sicurezza sopra menzionate, i creatori di file PDF possono scegliere di fornire ulteriori livelli di sicurezza a un file PDF tramite protezione con password e/o crittografia. In questo caso, non sarai in grado di modificare il PDF senza la password creata dal creatore. Ti consigliamo vivamente di scegliere un editor PDF adatto alle tue esigenze.

Cosa cercare in un editor PDF? 7 domande da porsi per capire di cosa hai bisogno

Sebbene sia una domanda molto complessa a cui rispondere, faremo del nostro meglio per aiutarti a scegliere l'editor PDF giusto elencando alcune domande che puoi porti prima dell'acquisto.

1.      Qual è la tua esigenza principale: visualizzare o modificare?

La prima domanda che puoi farti per determinare se hai bisogno o meno di un editor PDF, è chiederti quale sia la tua esigenza primaria. Inizialmente il software PDF era pensato per scopi di visualizzazione, questi visualizzatori PDF esistono ancora e in alcuni casi saranno sufficienti, in questi visualizzatori PDF potrai inserire commenti, ma non modificare direttamente i file PDF. Gli editor PDF, il tipo di software di cui tratta questo articolo, sono pensati per modificare testo e altri elementi di file PDF se l'autore lo consente. Gli editor PDF in generale consentono anche la divisione e l'unione di documenti PDF, con tantissime altre funzionalità per semplificarti la vita.

2.      Hai intenzione di utilizzare un elaboratore di testi con il tuo editor PDF?

La maggior parte delle persone utilizza un elaboratore di testi per creare i propri documenti. Se ti senti a tuo agio con la tua attuale suite software, l'introduzione di un editor PDF dedicato potrebbe sembrare superflua. Tuttavia, avere un editor PDF può consentirti di apportare modifiche direttamente nel file PDF, risparmiando il tempo e lo sforzo di rivisitare il documento originale per modifiche. Soprattutto se non hai accesso ai file originali. È molto importante notare che non consigliamo di sostituire il tuo elaboratore di testi con un editor PDF, sebbene gli editor PDF abbiano funzionalità di modifica di testo e immagini, gli editor PDF non sono stati progettati per essere elaboratori di testi su larga scala.

Ora che abbiamo stabilito se hai bisogno o meno di un editor PDF, è il momento di approfondire le funzionalità di cui hai bisogno rispondendo alle domande seguenti.

3.      Stai creando moduli o documenti PDF o entrambi?

La creazione di file PDF che includano moduli può essere il risultato di varie situazioni. Implementando i moduli PDF sei in grado di creare elementi modificabili in un documento, rendendoli ideali per applicazioni, contratti, record delle risorse umane e molto altro. Se desideri acquisire informazioni in documenti come questo, un editor PDF con funzionalità di creazione di moduli è fondamentale.

4.      Hai bisogno di annotazioni o funzionalità editoriali?

Le funzionalità di annotazione e redazione possono essere cruciali per i flussi di lavoro collaborativi o quando si condividono informazioni non destinate a tutti. La maggior parte degli editor PDF include funzionalità di annotazione, redazione, commento ed evidenziazione per rendere la collaborazione un gioco da ragazzi. Suona bene? Quindi cerca un software PDF che lo includa.

5.      Vuoi poter unire o dividere documenti PDF?

Negli ambienti professionali può essere molto utile poter combinare o dividere documenti PDF. Combina gli ordini di acquisto con una fattura o estrai le pagine da un lungo report. La manipolazione di documenti PDF come questa può migliorare l'efficienza del flusso di lavoro. La maggior parte degli editor PDF include queste funzionalità, ma assicurati di ricontrollare prima di acquistare!

6.      Hai bisogno di proteggere i tuoi PDF?

Pensare alle esigenze di sicurezza dei documenti che intendi creare o modificare è fondamentale. Gestirai informazioni sensibili o personali nei tuoi PDF? Quindi scegli qualsiasi editor PDF con solide funzionalità di sicurezza come la protezione tramite password o la crittografia. Pensa alle conseguenze di ciò che cattive capacità di sicurezza potrebbero causare a te e/o alla tua azienda. Come i suddetti moduli PDF, molto utilizzati per stipulare contratti e documenti HR, e cosa potrebbe fare un malintenzionato con queste informazioni.

7.      Quali funzionalità aggiuntive ti semplificherebbero la vita?

Mentre le prime 6 domande riguardano più le funzionalità principali di cui potresti aver bisogno o meno, l'ultima riguarda il rendere la tua esperienza di modifica PDF più semplice e personalizzata. Anche se ti suggeriamo di concentrarti sulle prime 6 domande, ti consigliamo comunque di leggere alcune funzionalità di seguito per vedere se qualcuna suscita il tuo interesse!

Riconoscimento automatico del testo per testo basato su immagini (OCR)

Alcuni documenti PDF potrebbero essere più difficili da modificare rispetto ad altri. Esiste un tipo di file PDF che rappresenta il problema più grande di tutti: i PDF scansionati. Questi PDF sono essenzialmente solo immagini di testo, anziché il testo stesso. Fortunatamente, alcuni software PDF ora contengono la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). Con l'aiuto dell'OCR, puoi convertire questi PDF scansionati (immagini) in testo modificabile e ricercabile.

Firme elettroniche

Può essere utile cercare le funzionalità di firma digitale nel tuo prossimo editor PDF. In questo modo puoi firmare contratti e altri documenti al volo. La maggior parte degli editor PDF dispone di questa funzionalità, ma assicurati di controllare prima di acquistare!

Numerazione Bates

Non utilizzata tanto quanto le funzionalità sopra menzionate, ma sicuramente una funzionalità utile per un editor PDF è la numerazione Bates. Con la numerazione Bates puoi numerare in sequenza le pagine con un numero di riferimento. Questo è più comunemente usato nei documenti legali e quindi una funzionalità consigliata per gli studi legali.

I nostri consigli sul software di editor PDF

Il software giusto può migliorare in modo significativo i flussi di lavoro e la produttività dei tuoi documenti, per aiutarti abbiamo selezionato alcuni editor PDF che potrebbero soddisfare le tue esigenze. Leggi di più su di loro di seguito.

Adobe Acrobat 2020 (Standard/Pro)

Adobe, l'inventore del formato PDF, ha prodotto uno degli editor PDF più popolari e ampiamente adottati sul mercato. Adobe Acrobat offre alcuni degli strumenti e delle tecniche più comuni per modificare i PDF e vanta una serie di funzionalità aggiuntive che renderanno più semplice la modifica dei tuoi PDF. Con Adobe Acrobat puoi:

• Modifica testo e immagini direttamente nel PDF
• Aggiungi, elimina o riorganizza le pagine
• Unisci più PDF in uno solo
• Dividi un singolo PDF in più file
• Aggiungi annotazioni, commenti o marcature
• Aggiungi o modifica elementi interattivi come moduli e contenuti multimediali
• Proteggi i tuoi PDF con la crittografia tramite password
• Aggiungi firme digitali ai tuoi PDF
• Utilizza l'OCR per trasformare i PDF scansionati in testo ricercabile e modificabile (Pro).
• Confronta file
• Applica azioni o modifiche a più file PDF contemporaneamente
• Integrazione con Adobe Creative Cloud Apps e altre applicazioni di terze parti per flussi di lavoro documentali senza interruzioni
  
  

Tieni presente che questo elenco non è tutto ciò che ha da offrire, ma solo le funzionalità più importanti di Adobe Acrobat. Questo editor PDF è considerato il re degli editor PDF ed è sempre una buona scelta poiché fornisce tutto ciò che qualcuno vorrebbe in un editor PDF. È importante affrontare anche la differenza tra Adobe Acrobat 2020 Standard e Adobe Acrobat 2020 Pro. Le versioni Pro vantano funzionalità più avanzate in ogni aspetto del software, ad esempio vantano opzioni di sicurezza più avanzate, come il controllo dei permessi. Nella versione Pro puoi anche modificare i PDF scansionati tramite OCR, poiché ha 3 modalità per farlo, rispetto alle 2 opzioni delle versioni standard che rendono i file ricercabili solo quando usi l'OCR. Una caratteristica importante della versione Pro è anche la possibilità di modificare informazioni sensibili, laddove la versione standard non è in grado di farlo.

AshampooPDF Pro 3

Ashampoo PDF Pro 3, sebbene non completo come Adobe Acrobat, è comunque un'ottima opzione per la modifica quotidiana dei PDF. Questo editor PDF è notevolmente più economico di Adobe Acrobat e quindi un'ottima opzione economica. Le caratteristiche principali di Ashampoo PDF Pro 3 includono:

• Modifica testo e immagini direttamente nel PDF
• Aggiungi, elimina o riorganizza le pagine
• Unisci più PDF in uno solo
• Dividi un singolo PDF in più file
• Aggiungi annotazioni, commenti o marcature
• Aggiungi o modifica elementi interattivi come moduli e contenuti multimediali
• Proteggi i tuoi PDF con la crittografia tramite password
• Aggiungi firme digitali ai tuoi PDF
  
  

Per avere una panoramica completa della nostra offerta di editor PDF, consulta la nostra pagina dell'editor PDF.

Come modificare un file PDF?

Ora che hai scelto un editor PDF adatto alle tue esigenze, è ora di iniziare a modificare. Di seguito abbiamo elencato alcune delle domande più frequenti relative alla modifica dei PDF:

Come modificare il testo in un PDF?

La modifica del testo è l'attività più semplice in qualsiasi editor PDF. Assicurati che il creatore ti abbia concesso l'accesso al file PDF, se necessario. Il processo può essere leggermente diverso in ogni editor PDF, ma il modo generale di modificare il testo in un editor PDF è il seguente:

1. Apri il file PDF nel tuo editor PDF
2. Scegli lo strumento "Modifica PDF", situato da qualche parte sullo schermo (riquadro destro per Adobe Acrobat)
3. Fai clic sul testo o sull'immagine che desideri modificare.
4. Aggiungi o modifica il testo sulla pagina oppure aggiungi, sposta o ridimensiona le immagini sulla pagina secondo necessità.
   
   

Ricorda che i passaggi e le funzionalità possono variare a seconda del software o dell'app che stai utilizzando.

Come aggiungere e rimuovere immagini e contenuti multimediali in un PDF?

Aggiungi immagini o contenuti multimediali al tuo file PDF:

1. Apri il file PDF nel tuo editor PDF
2. Scegli lo strumento "Modifica PDF", situato da qualche parte sullo schermo (riquadro destro per Adobe Acrobat)
3. Seleziona lo strumento "Aggiungi immagine" o "Aggiungi contenuti multimediali".
4. Fare clic sulla posizione nel PDF in cui si desidera aggiungere l'immagine o il contenuto multimediale.
5. Seleziona il file dal tuo computer e inseriscilo nel PDF.
   
   

Rimuovi immagini e contenuti multimediali dal tuo file PDF:

1. Apri il file PDF nel tuo editor PDF
2. Scegli lo strumento "Modifica PDF", situato da qualche parte sullo schermo (riquadro destro per Adobe Acrobat)
3. Clicca sull'immagine o sull'elemento multimediale che desideri rimuovere.
4. Premi il tasto Canc sulla tastiera per rimuoverlo.
5. Salva il PDF.
   
   

Ricorda che i passaggi e le funzionalità possono variare a seconda del software o dell'app che stai utilizzando.

Come annotare e contrassegnare un PDF?

Annotare e contrassegnare un PDF comporta l'aggiunta di commenti, evidenziazioni, testo, forme e altri elementi visivi per fornire feedback o prendere appunti sul contenuto del documento. Ecco come farlo utilizzando il software di modifica PDF:

1. Apri il PDF nel tuo editor PDF.
2. Vai alla scheda "Commento" o "Strumenti".
3. Seleziona lo strumento di annotazione che desideri utilizzare (ad esempio, evidenziazione, sottolineatura, commento testuale, nota adesiva, forme).
4. Fai clic sulla parte del documento in cui desideri aggiungere l'annotazione.
5. Scrivi il tuo commento o disegna il tuo segno.
6. Salva le modifiche quando hai finito.
   
   

Ricorda che i passaggi e le funzionalità possono variare a seconda del software o dell'app che stai utilizzando.

Come proteggere e proteggere un PDF?

Proteggere importanti file PDF sensibili ai dati può essere un compito molto importante. Ecco come farlo:

1. Apri il file PDF nel tuo editor PDF.
2. Vai su "File", da lì vai su "Proteggi tramite password", quindi fai clic su "Crittografa con password".
3. Immettere la password desiderata.
4. Vari editor PDF ti chiederanno anche quale tipo di crittografia scegliere, scegline uno per il tuo file (consigliamo la crittografia a 128 bit o 256 bit).
5. Fare clic su "OK".
6. Reinserire la password per confermare e salvare le modifiche.
   
   

Ricorda che i passaggi e le funzionalità possono variare a seconda del software o dell'app che stai utilizzando.

Come aggiungere o rimuovere pagine da un file PDF?

Aggiunta di pagine nel tuo editor PDF:

1. Apri il tuo PDF nel tuo editor PDF.
2. Vai su "Strumenti" e fai clic su "Organizza pagine".
3. Fai clic su "Inserisci" per aggiungere una nuova pagina o una pagina da un altro PDF.
4. Seleziona la posizione nel PDF in cui desideri inserire la pagina.
5. Fare clic su "OK" e salvare il PDF.
   
   

Rimozione di pagine nel tuo editor PDF:

1. Apri il tuo PDF nel tuo editor PDF.
2. Vai su "Strumenti" e fai clic su "Organizza pagine".
3. Seleziona la pagina che desideri rimuovere.
4. Fai clic su "Elimina" o utilizza il tasto "Backspace" sulla tastiera.
5. Salva il PDF senza la pagina rimossa.
   
   

Ricorda che i passaggi e le funzionalità possono variare a seconda del software o dell'app che stai utilizzando.

Come modificare i PDF scansionati? (OCR)

I PDF scansionati sono un po' più difficili da modificare perché sono essenzialmente immagini di testo, piuttosto che testo stesso. Tuttavia, con l'aiuto della tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), è possibile convertire le immagini scansionate in testo modificabile e ricercabile.

1. Apri il PDF scansionato in un editor PDF con funzionalità OCR.
2. Scegli l'opzione "OCR" nella barra degli strumenti.
3. L'editor convertirà le immagini scansionate in testo modificabile.
4. Ora puoi modificare il testo come faresti in un normale PDF.
   
   

Ricorda che i passaggi e le funzionalità possono variare a seconda del software o dell'app che stai utilizzando.

Come modificare un file PDF su un Mac?

Se utilizzi un dispositivo Mac, molto probabilmente sai che è difficile mettere le mani su alcuni software. Questo vale anche per gli editor PDF. Volentieri, Apple ha introdotto l'anteprima per i dispositivi Mac. Anteprima è un ottimo visualizzatore PDF che puoi utilizzare per aprire, visualizzare e annotare file PDF. Ottimo se hai solo bisogno di commentare e aggiungere nuovo testo a un file PDF. Hai bisogno di più funzionalità di modifica dei PDF? Allora Adobe Acrobat Pro è la soluzione giusta per te. Abbiamo menzionato sopra le caratteristiche e le capacità di questo straordinario editor PDF.

Come convertire altri formati di file in PDF?

A seconda del formato di file originale, il processo può essere leggermente diverso, ma per la maggior parte dei formati di file o dei software di origine il processo sarebbe simile a questo:

1. Apri il file che desideri convertire in PDF.
2. Vai al menu "File", spesso situato nell'angolo in alto a sinistra.
3. Scegli "Salva con nome" o "Esporta". Da lì in poi seleziona PDF come formato di output.
4. Modifica le tue impostazioni come dimensione della pagina, qualità e orientamento. (Se possibile)
5. Salva il PDF.

Come esportare o salvare file PDF modificati?

Esportare o salvare file PDF modificati è un gioco da ragazzi e sostanzialmente funziona esattamente come salvare qualsiasi altro documento. Salva il tuo file PDF procedendo nel seguente modo:

1. Apri il file PDF modificato nel tuo editor.
2. Rivedi le modifiche apportate.
3. Vai su "File" nel menu, spesso situato nell'angolo in alto a sinistra.
4. Seleziona "Salva" o "Salva con nome".
5. Scegli una posizione sul tuo computer in cui salvare il documento PDF modificato.
6. Fornisci un nome al PDF modificato.
7. Fare clic su "Salva".
   
   

Il tuo file PDF è ora salvato con successo!

Come collaborare su un documento PDF con altri?

La collaborazione in tempo reale su un documento PDF è possibile solo in una certa misura. È possibile condividere un documento PDF solo con qualcuno in modo che possa rivedere il file PDF e aggiungere commenti. Ciò avviene attraverso i seguenti passaggi:

1. Apri il file PDF nel tuo editor PDF.
2. Vai su “File”, fai clic su “Condividi” e scegli “Rivedi”
3. Ora puoi selezionare il destinatario e invitare le persone a rivedere il PDF.
   
   

Lo stesso risultato può essere ottenuto anche caricando un file PDF su Google Drive o Dropbox, in questo modo più utenti potranno commentare il tuo file PDF.

Acquista un robusto editor PDF

La scelta di un editor PDF è il primo e più importante passo nella modifica dei PDF. Un solido editor PDF come Adobe Acrobat Standard o Adobe Acrobat Pro ti farà risparmiare tantissimo tempo a lungo termine e quindi è la nostra scelta consigliata. Digi License è il tuo partner di fiducia per tutte le tue esigenze software, considera l'acquisto delle tue licenze su Digi License per risparmiare tempo e denaro! Speriamo che questo articolo ti aiuti a scegliere un solido editor PDF e a modificare con successo tutti i tuoi futuri file PDF. Domande? Non esitate a contattarci!