Wie bearbeitet man eine PDF-Datei? Alles, was Sie brauchen, um loszulegen

Geschrieben am 19 Oktober 2023
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Das Bearbeiten von PDF-Dateien kann sowohl für einen Computer-Laien als auch für einen IT-Experten eine Herausforderung sein. Wir hatten in der Vergangenheit oft damit zu kämpfen, aber mittlerweile haben wir es gemeistert. In diesem Artilel erklären wir Ihnen gerne, wie und mit welchen Tools Sie PDF-Dateien am besten bearbeiten können. Wir besprechen auch einige PDF-Editoren, die Ihnen beim Bearbeiten von PDF-Dateien helfen können, wie Adobe Acrobat und Ashampoo PDF Pro 3.

Was ist eine PDF-Datei?

Adobe hat das PDF-Dateiformat erfunden. Das Format ist als vielseitige digitale Datei gedacht, die einen einfachen und zuverlässigen Austausch und die Anzeige von Dokumenten ermöglicht. Die Kernstärke des PDF-Formats und der PDF-Dateien liegt in ihrer Fähigkeit, die Integrität des Originaldokuments zu bewahren und das gleiche Layout beizubehalten. Beim Austausch von PDF-Dateien ändert sich nichts an der Datei, während bei anderen Dateiformaten dieses Problem auftreten kann. Erinnern Sie sich an den Austausch von Word-Dateien zwischen alten Microsoft Office Word-Versionen? Dies führte häufig zu Verschiebungen in den Dokumentlayouts. Obwohl dieses Problem aufgrund der technischen Verbesserungen der verschiedenen Softwareentwickler heute seltener auftritt, gibt es dennoch Gründe für die Verwendung von PDF-Dateien.

Warum sollte jemand eine PDF-Datei bearbeiten wollen?

Es gibt verschiedene Gründe, warum jemand eine PDF-Datei bearbeiten möchte. Das Bearbeiten einer PDF-Datei kann mehrere Gründe haben, vielleicht möchten Sie:

Fehler in einer PDF-Datei korrigieren
Text hinzufügen oder aktualisieren
Bilder in einem Dokument hinzufügen, ändern oder löschen
Layout- oder Designelemente einer PDF-Datei hinzufügen, ändern oder löschen
Dokumenteigenschaften bearbeiten oder aktualisieren
Metadaten bearbeiten oder aktualisieren
einer PDF-Datei Anmerkungen, Markups oder Kommentare hinzufügen oder aktualisieren
Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz und/oder Verschlüsselung hinzufügen
interaktive Funktionen wie Schaltflächen, Multimedia oder Formulare hinzufügen
PDF-Dateien zusammenführen oder aufteilen

Alle oben aufgeführten Gründe für die Bearbeitung einer PDF-Datei können durch die Wahl eines zuverlässigen PDF-Editors gelöst werden. Weiter in diesem Artikel werden wir etwas tiefer auf die verfügbaren Optionen eingehen.

Kann ich eine PDF-Datei bearbeiten?

Im Allgemeinen lautet die Antwort auf diese Frage: Ja, das können Sie. Aber Vorsicht: Unter bestimmten Umständen benötigen Sie zusätzliche Details, um eine PDF-Datei zu ändern. Einige PDFs sind durch die oben genannten Sicherheitsfunktionen geschützt. Ersteller von PDF-Dateien können sich dafür entscheiden, einer PDF-Datei durch Passwortschutz und/oder Verschlüsselung zusätzliche Sicherheitsebenen zu verleihen. In diesem Fall können Sie das PDF ohne das Passwort nicht bearbeiten. Wir empfehlen dringend, einen PDF-Editor zu wählen, der Ihren Anforderungen entspricht.

Worauf sollte man bei einem PDF-Editor achten? 7 Fragen, die Sie sich stellen sollten, um herauszufinden, was Sie brauchen

Obwohl die Beantwortung dieser Frage sehr komplex ist, werden wir unser Bestes tun, um Ihnen bei der Auswahl des richtigen PDF-Editors zu helfen, indem wir einige Fragen auflisten, die Sie sich vor dem Kauf antworten können.

1. Was ist Ihr Hauptbedürfnis: Anzeigen oder Bearbeiten?

Die erste Frage, die Sie sich stellen können, um festzustellen, ob Sie überhaupt einen PDF-Editor benötigen oder nicht, besteht darin, was Ihr primärer Bedarf ist. PDF-Software war ursprünglich für Anzeigezwecke gedacht, diese PDF-Viewer gibt es immer noch und sie werden in manchen Fällen ausreichen. Mit einem PDF-Viewern können Sie Kommentare abgeben, aber nicht PDF-Dateien direkt bearbeiten. In diesem Artikel geht es um PDF-Editoren. Sie sind für die Bearbeitung von Text und anderen Elementen von PDF-Dateien gedacht, sofern der Autor dies zulässt. PDF-Editoren ermöglichen im Allgemeinen auch das Teilen und Zusammenführen von PDF-Dokumenten sowie zahlreiche andere Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern.

2.Beabsichtigen Sie, ein Textverarbeitungsprogramm mit Ihrem PDF-Editor zu verwenden?

Die meisten Menschen verwenden zum Erstellen ihrer Dokumente ein Textverarbeitungsprogramm. Wenn Sie mit Ihrer aktuellen Software-Suite vertraut sind, erscheint die Einführung eines speziellen PDF-Editors möglicherweise unnötig. Wenn Sie jedoch über einen PDF-Editor verfügen, können Sie Änderungen direkt in der PDF-Datei vornehmen und sparen sich so Zeit und Mühe, das Originaldokument für Änderungen noch einmal durchzugehen. Vor allem, wenn Sie keinen Zugriff auf die Originaldateien haben. Es ist sehr wichtig zu beachten, dass wir nicht empfehlen, Ihr Textverarbeitungsprogramm durch einen PDF-Editor zu ersetzen. Obwohl PDF-Editoren über Text- und Bildbearbeitungsfunktionen verfügen, sind PDF-Editoren nicht als umfangreiche Textverarbeitungsprogramme konzipiert.

Nachdem wir nun festgestellt haben, ob Sie einen PDF-Editor benötigen oder nicht, werden wir tiefer in die von Ihnen benötigten Funktionen einzutauchen. Dafür können Sie die folgenden Fragen beantworten.

3. Erstellen Sie PDF-Formulare oder Dokumente oder beides?

Die Erstellung von PDF-Dateien, die Formulare enthalten, kann für verschiedene Situationen von Vorteil sein. Durch die Implementierung von PDF-Formularen sind Sie in der Lage, bearbeitbare Elemente in einem Dokument zu erstellen, was sie ideal für Bewerbungen, Verträge, Personalakten und vieles mehr macht. Wenn Sie Informationen in solchen Dokumenten erfassen möchten, ist ein PDF-Editor mit Formularerstellungsfunktionen unerlässlich.

4. Benötigen Sie Anmerkungen oder redaktionelle Funktionen?

Anmerkungs- und Schwärzungsfunktionen können für kollaborative Arbeitsabläufe oder bei der Freigabe von Informationen, die nicht für alle bestimmt sind, von entscheidender Bedeutung sein. Die meisten PDF-Editoren bieten Funktionen für Anmerkungen, Schwärzungen, Kommentare und Hervorhebungen, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen. Klingt gut? Dann suchen Sie nach PDF-Software, die diese Funktionen enthält.

5. Möchten Sie PDF-Dokumente zusammenführen oder aufteilen?

In einer professionellen Umgebung kann es sehr nützlich sein, PDF-Dokumente zu kombinieren oder aufzuteilen. Kombinieren Sie Bestellungen mit einer Rechnung oder extrahieren Sie Seiten aus einem langen Bericht. Die Bearbeitung von PDF-Dokumenten auf diese Weise kann die Effizienz Ihres Arbeitsablaufs verbessern. Die meisten PDF-Editoren verfügen über diese Funktionen, aber überprüfen Sie diese vor dem Kauf unbedingt!

6. Müssen Sie Ihre PDFs sichern?

Es ist von entscheidender Bedeutung, über die Sicherheitsanforderungen für die Dokumente nachzudenken, die Sie erstellen oder bearbeiten möchten. Werden Sie sensible oder persönliche Informationen in Ihren PDFs verarbeiten? Dann wählen Sie einen PDF-Editor mit robusten Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz oder Verschlüsselung. Denken Sie an die Folgen, die schlechte Sicherheitsfunktionen für Sie und/oder Ihr Unternehmen haben könnten. PDF-Formulare, die häufig zur Erstellung von Verträgen und Personaldokumenten verwendet werden, können durch Eine böswillige Partei kann mit diesen Informationen anstellen könnte.

7. Welche zusätzlichen Funktionen würden Ihre Arbeit einfacher machen?

Während sich die ersten 6 Fragen eher auf die Kernfunktionen beziehen, die Sie vielleicht brauchen oder nicht, geht es bei der letzten Frage darum, Ihre PDF-Bearbeitung maßgeschneiderter und einfacher zu gestalten. Wir empfehlen Ihnen zwar, sich auf die ersten 6 Fragen zu konzentrieren, aber auch einige der unten aufgeführten Funktionen zu lesen, um zu sehen, ob eine davon Ihr Interesse weckt!

Automatische Texterkennung für bildbasierten Text (OCR)

Manche PDF-Dokumente sind schwieriger zu bearbeiten als andere. Es gibt eine Art von PDF-Dateien, die die größte Schwierigkeit darstellt: Gescannte PDFs. Diese PDFs sind im Wesentlichen nur Bilder von Text und nicht der Text selbst. Erfreulicherweise enthalten einige PDF-Programme inzwischen die OCR-Technologie (Optical Character Recognition). Mit Hilfe von OCR können Sie diese gescannten PDFs (Bilder) in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umwandeln.

E-Signaturen

Es kann nützlich sein, in Ihrem nächsten PDF-Editor nach Funktionen für digitale Signaturen zu suchen. Auf diese Weise können Sie Verträge und andere Dokumente im Handumdrehen unterschreiben. Die meisten PDF-Editoren verfügen über diese Funktion, aber achten Sie darauf, bevor Sie kaufen!

Bates-Nummerierung

Die Bates-Nummerierung wird nicht so häufig verwendet wie die oben genannten Funktionen, ist aber auf jeden Fall eine nützliche Funktion für einen PDF-Editor. Mit der Bates-Nummerierung können Sie Seiten fortlaufend mit einer Referenznummer nummerieren. Dies wird am häufigsten in juristischen Dokumenten verwendet und ist daher eine empfohlene Funktion für Anwaltskanzleien.

Unsere Empfehlungen für PDF-Editor-Software

Die richtige Software kann Ihre Dokumentenabläufe und Produktivität erheblich verbessern. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir einige PDF-Editoren ausgewählt, die möglicherweise Ihren Anforderungen entsprechen. Lesen Sie weiter unten mehr darüber.

Adobe Acrobat 2020 (Standard/Pro)

Adobe, der Erfinder des PDF-Formats, hat einen der beliebtesten und am weitesten verbreiteten PDF-Editoren auf dem Markt entwickelt. Adobe Acrobat bietet einige der gängigsten Werkzeuge und Techniken zum Bearbeiten von PDFs und verfügt über eine Reihe zusätzlicher Funktionen, die die Bearbeitung Ihrer PDFs erleichtern. Mit Adobe Acrobat können Sie:

Texte und Bilder direkt im PDF bearbeiten
Seiten hinzufügen, löschen oder neu anordnen
mehrere PDFs zu einem zusammenführen
ein einzelnes PDF in mehrere Dateien aufteilen
Anmerkungen, Kommentare oder Markierungen hinzufügen
interaktive Elemente wie Formulare und Multimedia hinzufügen oder bearbeiten
Ihre PDFs mit Passwortverschlüsselung schützen
Ihren PDFs digitale Signaturen hinzufügen
OCR verwenden, um gescannte PDFs in durchsuchbaren und bearbeitbaren Text umzuwandeln (Pro)
Dateien vergleichen
Aktionen oder Änderungen gleichzeitig auf mehrere PDF-Dateien anwenden
Adobe Creative Cloud Apps und andere Anwendungen von Drittanbietern für nahtlose Dokumenten-Workflows integrieren

Bitte beachten Sie, dass diese Liste nicht alles enthält, was Adobe zu bieten hat, sondern nur die wichtigsten Funktionen von Adobe Acrobat. Dieser PDF-Editor gilt als der König der PDF-Editoren und ist immer eine gute Wahl, da er alles bietet, was man sich von einem PDF-Editor wünscht. Es ist wichtig, auch den Unterschied zwischen Adobe Acrobat 2020 Standard und Adobe Acrobat 2020 Pro zu berücksichtigen. Die Pro-Versionen verfügen in allen Aspekten der Software über erweiterte Funktionen, beispielsweise über erweiterte Sicherheitsoptionen wie die Berechtigungskontrolle. In der Pro-Version können Sie gescannte PDFs auch per OCR bearbeiten, da sie über drei Modi dafür verfügt, im Vergleich zu den zwei Optionen der Standardversionen, die die Dateien nur dann durchsuchbar machen, wenn Sie OCR verwenden. Ein wichtiges Feature der Pro-Version ist auch die Möglichkeit, vertrauliche Informationen zu bearbeiten, wo dies in der Standardversion nicht möglich ist.

Ashampoo PDF Pro 3

Ashampoo PDF Pro 3 ist zwar nicht so vollständig wie Adobe Acrobat, aber dennoch eine sehr gute Option für die alltägliche Bearbeitung von PDFs. Dieser PDF-Editor ist deutlich günstiger als Adobe Acrobat und daher eine sehr preisgünstige Option. Zu den wichtigsten Funktionen von Ashampoo PDF Pro 3 gehören:

Text und Bilder direkt in der PDF-Datei bearbeiten
Seiten hinzufügen, löschen oder neu anordnen
Mehrere PDFs zu einer einzigen zusammenführen
Aufteilen einer PDF-Datei in mehrere Dateien
Hinzufügen von Anmerkungen, Kommentaren oder Markierungen
Interaktive Elemente wie Formulare und Multimedia hinzufügen oder bearbeiten
Schützen Sie Ihre PDFs mit Passwortverschlüsselung

Hinzufügen digitaler Signaturen zu Ihren PDFsUm einen vollständigen Überblick über unser PDF-Editor-Angebot zu erhalten, schauen Sie sich bitte unsere PDF-Editor-Seite an.

Wie bearbeite ich eine PDF-Datei?

Nachdem Sie nun einen PDF-Editor ausgewählt haben, der Ihren Anforderungen entspricht, ist es an der Zeit, mit der Bearbeitung zu beginnen. Nachfolgend haben wir einige der am häufigsten gestellten Fragen im Zusammenhang mit der PDF-Bearbeitung aufgelistet:

Wie bearbeite ich den Text in einem PDF?

Das Bearbeiten von Text ist in jedem PDF-Editor die einfachste Aufgabe. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihnen ggf. vom Ersteller Zugriff auf die PDF-Datei gewährt wurde. Der Vorgang kann in jedem PDF-Editor etwas anders sein, aber die allgemeine Art und Weise, Text in einem PDF-Editor zu bearbeiten, sieht wie folgt aus:

Öffnen Sie die PDF-Datei in Ihrem PDF-Editor
Wählen Sie das Werkzeug „PDF bearbeiten“, das sich irgendwo auf Ihrem Bildschirm befindet (rechter Bereich für Adobe Acrobat).
Klicken Sie auf den Text oder das Bild, das Sie bearbeiten möchten.
Fügen Sie Text auf der Seite hinzu oder bearbeiten Sie ihn, oder fügen Sie nach Bedarf Bilder auf der Seite hinzu, verschieben Sie sie oder ändern Sie ihre Größe.