¿Qué es una auditoría de Microsoft? Todo lo que necesita saber.

• Enviado el 27 Septiembre 2022
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La auditoría de Microsoft es el mayor temor de todas las empresas que compran licencias de segunda mano. Esto se debe a que hay muchos mitos y rumores por ahí, en torno a las reglas de licenciamiento de Microsoft. En este blog responderemos a todas sus preguntas sobre este tema, explicaremos qué es una auditoría y cómo puede prepararse para una auditoría de Microsoft.  

¿Qué es una auditoría de Microsoft?  

Cuando hay una Auditoría, Microsoft quiere obtener información sobre las licencias que usas y tienes. Si hay algún error en esa información, Microsoft puede, por ejemplo, pedirte que les pagues dinero por las licencias de las que no tienes ninguna prueba. Con una Auditoría, Microsoft quiere ver cuántas licencias de Microsoft está utilizando, y la prueba de la compra de estas licencias, junto con algunos otros documentos vitales.   

¿Qué desencadena una auditoría de Microsoft?  

Suele ocurrir cuando Microsoft sospecha que un cliente/empresa hace un uso ilegal de las licencias. En ese caso, se pedirá a la empresa que realice una auto auditoría y que comunique los resultados a Microsoft. A veces, se envía al azar, principalmente a empresas medianas o grandes. Microsoft realiza estas Auditorías, sólo para comprobar si tiene alguna prueba de todas las licencias que está utilizando, y si las está utilizando de forma legal. Las actividades que pueden desencadenar una auditoría de Microsoft son, por ejemplo, su historial de compras y si su distribuidor le dijo a Microsoft que le auditara, y hay muchas más razones para ello. Hay que estar muy bien preparado para estas auditorías. Estas auditorías ocurren principalmente a las empresas que utilizan software de segunda mano, por lo que podría ser útil explicar por qué el software de segunda mano es legal.  

¿Por qué son legales las licencias de segunda mano?  

En 2012, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea declaró que es legal comprar y vender licencias de software de segunda mano. Estas licencias sólo se pueden comprar y vender en la Unión Europea, de lo contrario es ilegal. El software de segunda mano es un software que ya ha sido utilizado anteriormente. Hay algunas reglas importantes para el software de segunda mano:  

• La licencia no está siendo utilizada en el momento de la entrega.  
• La licencia es perpetua.  
• La licencia del software usado no está incompleta de ninguna manera.  
• Después de la compra, no hay otros costes por usar la licencia.   
  
  

Una de las cosas más importantes en torno al software de segunda mano es que la calidad de la licencia no es peor que la de una nueva, como es el caso, por ejemplo, de los coches y los muebles. De esta manera, es mucho más barato comprar sus licencias de software, ya que la calidad no es peor, y las licencias son mucho más baratas. Nosotros, desde Digi License, vendemos licencias de software de segunda mano hasta un 70% más baratas que las licencias nuevas. Si quieres leer más sobre las licencias seminuevas, te aconsejamos que leas este texto.  

Cómo prepararse para una auditoría de Microsoft:  

Para estar preparado de la mejor manera posible para una auditoría de Microsoft, puede hacer algunas cosas. Se trata principalmente de preparar alguna información en torno a las licencias que tiene y utiliza. Es necesario averiguar cuántos productos de Microsoft tiene instalados. A continuación, debe reunir todos los comprobantes de compra. Además, hay otras cosas que definitivamente debe comprobar en la preparación de una auditoría de Microsoft:  

• Compruebe el número de CALs que están instaladas en los servidores. Puede comprobarlo en la pestaña "licencias" de la consola de gestión del servidor.  
• Se deben contar todas las máquinas virtuales y tanto los servidores físicos como los virtuales.  
• Cuente cuántas personas utilizan y acceden a las bases de datos SQL y otros productos basados en el servidor, y asegúrese de anotarlo.  
• Todos los ordenadores de sobremesa y portátiles, e incluso los dispositivos móviles si se utilizan productos de Microsoft en ellos.  
• Coloca toda la información anterior, y tal vez más información necesaria a la que tengas acceso, en un solo documento. De este modo, tendrás todo listo para cuando recibas un correo electrónico de Microsoft con una auditoría.  

¿Qué puede ocurrir?  

Si recibe un correo electrónico sobre la Auditoría de Microsoft, tiene su documento listo, si siguió los pasos anteriores, que puede enviar a Microsoft. Si ocurre que estás utilizando licencias de las que no tienes ninguna prueba, Microsoft puede pedirte que pagues por esas licencias, ya que básicamente las estás utilizando de forma ilegal. Si haces todo bien y de forma legal, das la información correcta a Microsoft y te comunicas bien con ellos, hay muchas posibilidades de que la Auditoría no tenga ninguna consecuencia para tu empresa.